Werbe-, Design- und Digitalagenturen mit 5 bis 60 Mitarbeitenden, projektweise Auslastung
Agenturen & Studios
Teure Kreativlizenzen nur dort, wo sie auch benutzt werden
In Agenturen kostet ein einzelner Kreativplatz mehr als die gesamte Büroausstattung eines Sachbearbeiters. Gleichzeitig schwankt der Bedarf mit den Projekten: Im Pitch brauchen fünf Leute Zugriff, danach zwei. Wer die Plätze nicht bewusst verwaltet, zahlt dauerhaft die Spitzenlast.
Beispielpaket
- Produkte
- 4
- Plätze gesamt
- 38
- Netto / Monat
- 1.132,20 €
- Netto / Jahr
- 11.322,00 €
Zu Listenpreisen, jährliche Zahlung, netto zzgl. USt. Ihr tatsächlicher Bedarf bestimmt die Platzzahlen.
Woran es meistens hakt
Die Probleme, die uns in dieser Branche am häufigsten begegnen
Der Spitzenbedarf wird zur Dauerrechnung
Für ein großes Projekt werden Plätze aufgestockt. Nach dem Projekt kündigt sie niemand, weil niemand zuständig ist.
Freigaben verschwinden im Mail-Verlauf
Kunde gibt per Mail frei, Änderungswunsch kommt telefonisch, die Druckfreigabe steht in einem Slack-Thread. Bei Reklamation fehlt der Nachweis.
Freelancer bekommen dauerhafte Zugänge
Externe werden für ein Projekt eingeladen und bleiben in der Lizenzliste, oft mit Zugriff auf Kundendaten.
Vorgehen
Was wir konkret einrichten
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt, der erste Schritt bringt am schnellsten etwas, ohne den Betrieb aufzuhalten.
- 01
Plätze projektbezogen zuweisen
Kreativlizenzen werden im Portal Personen zugewiesen und beim Projektende wieder eingezogen. Sie sehen pro Platz, wann er zuletzt genutzt wurde.
- 02
Freigaben in eine Kette bringen
Entwurf, interne Abnahme und Kundenfreigabe laufen in NovaSign als definierter Ablauf. Jeder Schritt ist mit Person und Zeitpunkt dokumentiert.
- 03
Externe befristet aufnehmen
Freelancer bekommen einen Zugang mit Ablaufdatum. Läuft er ab, wird der Platz frei, ohne dass jemand daran denken muss.
Beispielpaket
Welche Lizenzen dafür nötig sind
Platzzahlen sind Beispielwerte für einen Betrieb dieser Größe. Im Angebot rechnen wir mit Ihren tatsächlichen Zahlen.
| Produkt | Wofür | Tarif | Plätze | Netto / Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Prisma Studio | Gestaltung, Layout und Druckvorstufe für die kreativen Rollen | Creative | 6 | 3.540,00 € |
| NovaSign | Entwurfs- und Druckfreigaben mit Prüfpfad statt Mail-Verlauf | Business | 12 | 4.680,00 € |
| Aventa Workspace | Angebote, Konzepte und geteilte Projektablage | Business | 18 | 2.322,00 € |
| Arkiv Backup | Projektserver mit geprüfter Wiederherstellung | Server | 2 | 780,00 € |
| Summe | 38 | 11.322,00 € |
Zzgl. 2.151,18 € Umsatzsteuer (19 %), brutto 13.473,18 €. Bei gültiger USt-IdNr. aus dem EU-Ausland entfällt die Steuer. Eigene Platzzahlen rechnen.
Danach
Was sich im Alltag ändert
- Kreativplätze sind namentlich zugeordnet und nach Projektende wieder frei
- Für jede Freigabe existiert ein Nachweis mit Person und Zeitpunkt
- Externe Zugänge laufen von selbst ab
- Bei der Verlängerung sehen Sie, welcher Platz seit Monaten ungenutzt ist
Weitere Szenarien
Andere Ausgangslagen
Handwerk & Bau
Fahrzeuge, Werkzeug und Material im Griff, auch wenn die Hälfte der Mannschaft auf der Baustelle ist
Handel & Großhandel
Bestand, Kundenanfragen und mehrere Standorte in einer Verwaltung
IT-Dienstleister
Eigene und fremde Lizenzen verwalten, für sich und für die Kunden